De acuerdo con el Reglamento (CE) núm. 261/2004 del Parlamento Europeo y del Consejo (en vigor desde el día 17 de febrero de 2005), cuando se produzca la cancelación de un vuelo (la no realización de un vuelo programado y en el que había reservada al menos una plaza) que salga de
- de un aeropuerto comunitario o
- de un aeropuerto situado en un país no comunitario -cuyas normas no dispongan compensaciones y asistencia- con destino a un aeropuerto comunitario y el transportista encargado de efectuar el vuelo sea comunitario,
siempre que el pasajero
- disponga de una reserva confirmada en el vuelo, disponiendo de un billete (impreso o electrónico) o de otra prueba de que ha sido aceptada y registrada por la compañía aérea,
- se presente a facturación en las condiciones requeridas y a la hora indicada previamente y por escrito, incluso por medios electrónicos (en el caso de no indicarse hora alguna, con una antelación mínima de 45 minutos respecto de la hora de salida),
- o haya sido transbordado del vuelo para el que disponía de una reserva a otro vuelo,
el transportista aéreo encargado de efectuar el vuelo ofrecerá:
- la asistencia que se indica en los apartados "Derecho al reembolso o a un transporte alternativo" y "Derecho a atención" de Sobreventa (pero únicamente ofrecerá alojamiento en hotel y el transporte entre el aeropuerto y el lugar de alojamiento cuando la salida prevista del vuelo alternativo sea como mínimo al día siguiente de la salida programada del vuelo cancelado).
- la compensación que se indica en el apartado "Derecho a compensación" de Sobreventa, excepto en los siguientes casos:
- La compañía aérea encargada de efectuar el vuelo no está obligada a pagar una compensación si puede probar que la cancelación se debió a circunstancias extraordinarias que no podrían haberse evitado incluso si se hubieran tomado todas las medidas razonables.
En el preámbulo del Reglamento citado se señala que dichas circunstancias extraordinarias pueden producirse, en particular, en casos de inestabilidad política, condiciones meteorológicas incompatibles con la realización del vuelo, riesgos para la seguridad, deficiencias inesperadas en la seguridad del vuelo y huelgas que afecten a las operaciones de una compañía encargada de efectuar un vuelo.
También se considera que concurren circunstancias extraordinarias cuando las repercusiones de una decisión de gestión del tránsito aéreo (en relación con una aeronave determinada y en una fecha determinada) den lugar a un gran retraso, a un retraso de un día para otro o a la cancelación de uno o más vuelos de la aeronave, aunque el transportista aéreo haya hecho todo lo posible por evitar dichos retrasos o cancelaciones.
- Se haya informado al pasajero de la cancelación al menos con 2 semanas de antelación con respecto a la hora de salida prevista.
- Se le haya informado de la cancelación con una antelación entre 2 semanas y 7 días con respecto a la hora de salida prevista y se les ofrezca un transporte alternativo que les permita salir con no más de 2 horas de antelación con respecto a la hora de salida prevista y llegar a su destino final con menos de 4 horas de retraso con respecto de la hora de llegada prevista.
- Se les haya informado de la cancelación con menos de 7 días de antelación con respecto a la hora de salida prevista y se les ofrezca tomar otro vuelo que les permita salir con no más de 1 hora de antelación con respecto a la hora de salida prevista y llegar a su destino final con menos de 2 horas de retraso con respecto a la hora de llegada prevista.
Corresponde a la compañía aérea encargada de operar el vuelo la carga de la prueba de haber informado al pasajero de la cancelación del vuelo así como del momento en que se le ha informado. Por su interés es importante que facilite sus datos de contacto a la compañía aérea o a la agencia de viajes para que pueda ser informado.
Siempre que se informe a los pasajeros de la cancelación deberá darse una explicación relativa a los posibles transportes alternativos.
En el caso de que un viaje combinado se cancele y el motivo no sea la cancelación del vuelo, este Reglamento no debe aplicarse.